Artez Interactive Privacy Policy

Last updated November 25th, 2009

General Privacy Statement

ARTEZ INTERACTIVE INC. respects your right to privacy and is committed to protect the personal information you provide to us. Your personal information will only be used for the purpose we have identified when obtaining the information. ARTEZ INTERACTIVE uses the information collected through its Internet-based tools to facilitate the processing of donations, to provide tax receipts, and processing online event registrations. ARTEZ INTERACTIVE does not trade or sell your personal information.

I. Introduction

ARTEZ INTERACTIVE is committed to protecting and safeguarding the privacy and security of the personal information provided to us by our clients' donors, volunteers, constituents and others. Our policy complies with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada) (PIPEDA) and the 10 basic principles set out in the Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Information. By becoming a member, requesting information, or registering for events on websites we empower, an individual is giving ARTEZ INTERACTIVE permission to contact him or her by way of the information provided. During the course of servicing the needs of registrants, donors, constituents and others we may gather personal information. This policy explains why we may need your personal information, how the confidentiality of this information is protected, and how you can find out what information concerning you is recorded.

II. Personal Information

Personal information is defined as any information that can be used to distinguish, identify or contact a specific individual that pertains to the use of Internet-based tools to facilitate the processing of donations and registrations online and credit card information. Personal information does not include business contact information (with the exception of email addresses which are considered personal information) and certain publicly available information, such as names, addresses and telephone numbers as published in telephone directories (i.e. information on a business card). Most of the information ARTEZ INTERACTIVE collects is not personal information. Where an individual uses his or her home contact information as business contact information as well, ARTEZ INTERACTIVE considers that the contact information provided is business contact information and is therefore not subject to protection as personal information.

III. Privacy Practices

ARTEZ INTERACTIVE adheres to the following privacy practices:

• Personal information gathered by ARTEZ INTERACTIVE is held in the strictest confidence and is protected by industry standard best practices.
• ARTEZ INTERACTIVE collects information for expressly identified purposes.
• Safeguards are in place to ensure that the information is disclosed only on a need to know basis and only for the purpose for which it was gathered.
• No more than the minimum required amount of personal information will be collected in the course of providing any service.
• Users have the right to opt out of providing certain information recognizing that in doing so, the purpose may then not be fulfilled or ARTEZ INTERACTIVE may not be able to provide certain services that have Personal Information dependencies.
• ARTEZ INTERACTIVE will advise users accessing our products and services of our Privacy Policy;
o at the time they register, or access a product or service as appropriate
o on the website in the form of an online privacy statement

IV. ARTEZ INTERACTIVE Application Websites
1. Anonymous Non-Personal Information

When our clients' donors, volunteers, and other constituents access the secure section of our website, anonymous, non personal information about their visit is automatically collected. Such information may include the length and date of the visit, how the visitor navigated the Website, what pages the visitor viewed, the type of browser being used by the visitor, the type of operating system used by the visitor and the domain name of the visitor's Internet service provider. This information is used, in aggregate form, to provide statistical measures about usage of our site. This allows us to continually improve the functionality, content and design of websites we empower. This Anonymous Non-Personal Information may be shared with other parties, such as sponsors and partners.

2. Cookie-based Information
When our clients' donors, volunteers, and other constituents access the secure section of our website, a small text file called a "cookie" is sent from our web server to their web browser and is stored on their computer. Cookies allow us to recognize you while you are logged into the ARTEZ INTERACTIVE website and expire when you close your browser window. The ARTEZ INTERACTIVE websites contains links to other websites owned and operated by external parties. ARTEZ INTERACTIVE is not responsible for the content or privacy practices of such sites.

Session Cookies employed within the ARTEZ SYSTEM are strictly necessary to perform the function that the user intended.

The Artez Friendship Powered Fundraising System uses Session Cookies. Session Cookies are only used to assist donors and/or individual fundraisers to complete the actions that they intended to perform within the Artez Platform such as donating to a cause or registering for a fundraising event. Session Cookies expire at the end of each user session and no personal information is stored within the Artez system.

V. Ten Basic Privacy Principles

ARTEZ INTERACTIVE is committed to the following ten basic privacy principles:

1. Accountability
a. ARTEZ INTERACTIVE is responsible for personal information under our control and we have designated a Privacy Officer who is accountable for ARTEZ INTERACTIVE'S compliance with PIPEDA. There are other individuals within ARTEZ INTERACTIVE who are designated with the responsibility for day to day collection and management of personal information.
b. ARTEZ INTERACTIVE has policies and procedures in place to implement and comply with this Privacy Policy, including procedures relating to the collection, handling, storage and destruction of personal information.
c. ARTEZ INTERACTIVE is responsible for personal information transferred by us to third parties, if any, for processing on our behalf. ARTEZ INTERACTIVE uses contractual means to provide an appropriate level of protection for such transferred information. Third parties entering into a business relationship with ARTEZ INTERACTIVE are required to adhere to these privacy principles, this privacy policy, the Act and any other applicable law dealing with the protection of personal information.

2. Identifying Purposes
a. ARTEZ INTERACTIVE identifies the purposes for which personal information is being collected at the time of such collection.
b. Generally, ARTEZ INTERACTIVE collects personal information for the following purposes:
i. When you register online for ARTEZ INTERACTIVE'S clients' events, campaigns, etc.
ii. When you make an online donation.
iii. To facilitate commercial transactions. (ie purchases)
iv. To provide members access to secure area of ARTEZ INTERACTIVE empowered sites.
v. To register members and non-members for ARTEZ INTERACTIVE events.
vi. To communicate and provide information about ARTEZ INTERACTIVE - empowered client events, member benefits, programs, services and other opportunities.
vii. To provide tax receipts.
When a client contracts with ARTEZ INTERACTIVE to develop an online application for its use, the client owns all data that is collected relevant to its events, campaigns and other online initiatives for which ARTEZ INTERACTIVE is facilitating data collection. Often ARTEZ INTERACTIVE clients use this data to communicate directly with you, as a member of its constituent base. The ARTEZ INTERACTIVE data passed on to its clients identifies which of its users have opted in for a permission-based relationship with ARTEZ INTERACTIVE clients. ARTEZ INTERACTIVE may use personal account information and data collected through your registration and / or donation to generate statistics and aggregate reports for internal use
and for sharing with clients and partners. These reports will not contain any information that could identify you personally.

3. Consent
a. ARTEZ INTERACTIVE collects personal information by fair and lawful means and obtains the individual's consent for the collection, use or disclosure of his or her personal information as required by PIPEDA or by other applicable law.
b. The consent may be expressed, implied or given through an authorized representative.
By visiting and using this website, the visitor agrees to the Privacy Policy and the terms of use linked to this Privacy Policy. If you do not agree to the Privacy Policy do not use this Website or provide Personal Information to ARTEZ INTERACTIVE.
c. A user may withdraw consent to use his or her personal information at any time, subject to any legal or contractual restrictions upon giving ARTEZ INTERACTIVE reasonable notice. ARTEZ INTERACTIVE will inform individuals of the implications, if any, of withdrawing consent and how to do so.

4. Limiting Collection
ARTEZ INTERACTIVE limits the collection of personal information to that which is reasonably necessary for the identified purpose(s).

5. Limiting Use, Disclosure and Retention
a. ARTEZ INTERACTIVE does not use or disclose personal information for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual, or as permitted or required by law.
b. ARTEZ INTERACTIVE retains personal information only as long as is necessary for the fulfillment of those purposes or as required by law.
c. ARTEZ INTERACTIVE does not disclose credit card account information provided by users except to the appropriate banking institutions and/or clearinghouses in order to obtain debit authorization and payment. The Client may request personal account information. In that event, ARTEZ INTERACTIVE will only transmit or relinquish this data to any organization (including
the Client itself) that is also accredited by the Payment Card Industry at Level 1 certification.
d. ARTEZ INTERACTIVE reserves the right to change this Privacy Policy at any time. We also reserve the right at any time to disclose any information in an individual's registration and / or donation:
i. to satisfy any law, regulation or government request;
ii. if such disclosure is necessary or appropriate to site operation; or
iii. To protect the rights or property of ARTEZ INTERACTIVE and its users,providers, licensors or merchants.

6. Accuracy
ARTEZ INTERACTIVE takes reasonable steps to keep personal information accurate, complete and up to date as is necessary for the identified purpose(s). Individuals are entitled to check on the accuracy of their personal information and submit a correction request, if necessary. ARTEZ INTERACTIVE will rely exclusively on individuals in determining the completeness, accuracy, and timeliness of his or her personal information and will have no further obligation to seek independent verification of any personal information supplied by the individual.

7. Safeguards
a. ARTEZ INTERACTIVE protects personal information from unauthorized access, use and disclosure by establishing and maintaining appropriate security safeguards. All safety and security measures are appropriate to the sensitivity level of the information.
b. ARTEZ INTERACTIVE has implemented safeguards to protect against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, use, modification or destruction of personal information. All ARTEZ INTERACTIVE staff are made aware of the need to maintain strict confidentiality of all personal information.

8. Openness
a. ARTEZ INTERACTIVE makes information readily available about our policies and practices related to the management of personal information.
b. ARTEZ INTERACTIVE's Privacy Policy is posted on our website and those of users of our product and services about the type of personal information we may collect, what it is used for and to whom the information may be disclosed.

9. Individual Access
a. Upon request ARTEZ INTERACTIVE provides users with access to their personal information. Requests are to be directed to our Privacy Officer:

Artez Interactive
215 Spadina Avenue
Suite 500
Toronto, Ontario, Canada
M5T 2C7

b. Upon request ARTEZ INTERACTIVE will inform users whether their personal information has been disclosed to any authorized third parties.
c. ARTEZ INTERACTIVE will make every effort to respond to requests for access to donor or registrant personal information within 30 days.

10. Challenging Compliance
Any questions, requests or complaints with respect to this Privacy Policy or about our privacy practices may be directed to our Privacy Officer (see 9.a above for contact information).

VI. Changes to Privacy Policy

ARTEZ INTERACTIVE regularly reviews its privacy practices and updates its Privacy Policy as required. We recommend that you check this policy periodically so that you are aware of any
changes.

Politique de confidentialité d'Artez Interactive

Dernière mise à jour effectuée le 25 novembre 2009

Énoncé de confidentialité général

ARTEZ INTERACTIVE INC. respecte votre droit à la confidentialité et s'engage à protéger les informations personnelles qui nous ont été fournies. Vos informations personnelles ne seront pas utilisées à d'autres fins que celles précisées lors de l'obtention desdites informations. ARTEZ INTERACTIVE utilise les informations recueillies grâce à ses outils Internet afin de faciliter le traitement des dons en vue de fournir des reçus fiscaux et le traitement des inscriptions à des événements en ligne. ARTEZ INTERACTIVE ne commercialise ni ne vend vos informations personnelles.

I. Introduction

ARTEZ INTERACTIVE s'engage à protéger et à conserver de façon sécuritaire la confidentialité et la sécurité des informations personnelles fournies par les électeurs, bénévoles ou donateurs de ses clients ou autres. Notre politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux 10 principes de base énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation. En devenant membre, demandant de l'information ou s'inscrivant à un événement sur des sites Web autorisés, toute personne donne à ARTEZ INTERACTIVE la permission d'entrer en communication avec elle en utilisant les renseignements fournis. Au cours de l'entretien en réponse aux besoins des inscrits, donateurs, électeurs ou autres, nous pouvons collecter des informations personnelles. Cette politique explique la raison pour laquelle nous pouvons avoir besoin de vos informations personnelles, la façon dont la confidentialité de ces renseignements est protégée et celle dont vous pouvez rechercher quelle information vous concernant est en notre possession.

II. Information personnelle

L'information personnelle est définie comme étant toute information recueillie grâce aux outils Internet qui permettent de faciliter le traitement des dons, des inscriptions en ligne et des informations relatives aux cartes de crédit et qui peut être utilisée pour distinguer ou identifier une personne en particulier ou encore, entrer en communication avec elle. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d'affaires (à l'exception des adresses courriel qui sont considérées comme des renseignements personnels) et certains renseignements accessibles au public, tels que noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques (p. ex., des informations sur une carte de visite). La plupart des informations recueillies par ARTEZ INTERACTIVE ne sont pas des informations personnelles. Lorsqu'une personne utilise ses coordonnées personnelles comme coordonnées d'affaires, ARTEZ INTERACTIVE considère que les renseignements fournis ne sont pas sujets à la protection liée à l'information personnelle.

III. Pratiques de confidentialité

ARTEZ INTERACTIVE applique les pratiques de confidentialité suivantes :

• L'information personnelle recueillie par ARTEZ INTERACTIVE est conservée dans la plus stricte confidentialité et protégée par les meilleures normes de l'industrie.

• ARTEZ INTERACTIVE ne recueille de l'information qu'à des fins explicitement énoncées.

• Des mesures de protection sont mises en place afin de veiller à ce que l'information ne soit divulguée qu'en cas de besoin de savoir et uniquement dans le but pour lequel elle a été recueillie.

• Seul le minimum d'informations personnelles nécessaires sera recueilli lors de la fourniture de service.

• Les utilisateurs ont le droit de refuser de fournir certaines informations en reconnaissant que, ce faisant, l'objectif peut alors ne pas être atteint ou qu'ARTEZ INTERACTIVE peut ne pas être en mesure de fournir certains services nécessitant des renseignements personnels.

• ARTEZ INTERACTIVE aidera les utilisateurs à accéder aux produits et services de notre politique de confidentialité :

o lorsqu'ils s'inscrivent ou accèdent à un produit ou service, le cas échéant;

o sur le site Web sous la forme d'une déclaration de confidentialité en ligne.

IV. Fonctionnement des sites Web d'ARTEZ INTERACTIVE

1. Information non personnelle anonyme

Lorsque les bénévoles, clients et autres électeurs de nos clients accèdent à la section sécurisée de notre site Web, de l'information non personnelle anonyme concernant leur visite est automatiquement recueillie. Cette information peut être la durée et la date de la visite, la façon de naviguer dans le site Web, les pages visitées, le navigateur et le type de système d'exploitation utilisés, ainsi que le nom de domaine du fournisseur de service Internet du visiteur. Cette information est utilisée, sous forme agrégée, afin de fournir des mesures statistiques sur l'utilisation de notre site. Cela nous permet de continuellement améliorer la fonctionnalité, le contenu et la conception des sites Web autorisés. Cette information non personnelle anonyme peut être partagée avec des tierces parties telles que des commanditaires ou des partenaires.

2. Information recueillie grâce aux témoins

Lorsque les donateurs, bénévoles, clients et autres électeurs de nos clients accèdent à la section sécurisée de notre site Web, un petit fichier texte appelé témoin est envoyé de notre serveur Web à leur navigateur Web et est stocké dans leur ordinateur. Les témoins nous permettent de vous reconnaître lorsque vous êtes connecté sur le site d'ARTEZ INTERACTIVE et expirent lorsque vous fermez la fenêtre de votre navigateur. Les sites Web d'ARTEZ INTERACTIVE comportent des liens vers d'autres sites Web détenus et exploités par des tierces parties. ARTEZ INTERACTIVE n'est en rien responsable de contenu ou des pratiques de confidentialité desdits sites.

V. Dix principes de confidentialité de base

ARTEZ INTERACTIVE s'engage à respecter les dix principes de confidentialité qui suivent :

1. Responsabilisation

a. ARTEZ INTERACTIVE est responsable de l'information personnelle qui lui est confiée. À ce titre, nous avons nommé un agent de la protection de la vie privée qui est responsable de s'assurer de la conformité d'ARTEZ INTERACTIVE avec la LPRPDE. D'autres personnes responsables de la collecte et de la gestion quotidiennes de l'information personnelle ont été nommées au sein D'ARTEZ INTERACTIVE.

b. ARTEZ INTERACTIVE s'est dotée de politiques et procédures afin de mettre en place cette politique de confidentialité et de s'y conformer, parmi lesquelles des procédures relatives à la collecte, la manipulation, l'entreposage et la destruction des informations personnelles.

c. ARTEZ INTERACTIVE est responsable des informations personnelles transmises par nous à des tierces parties, le cas échéant, pour tout traitement en notre nom. ARTEZ INTERACTIVE utilise des moyens contractuels pour fournir un niveau approprié de protection aux informations ainsi transférées. Les tierces parties entamant une relation d'affaires avec ARTEZ INTERACTIVE sont tenues d'appliquer ces principes de confidentialité, cette politique de confidentialité, la Loi et toute autre loi applicable traitant de la protection de l'information personnelle.

2. Détermination des fins

a. ARTEZ INTERACTIVE détermine les fins pour lesquelles l'information personnelle est recueillie au moment même de la collecte.

b. En règle générale, ARTEZ INTERACTIVE recueille de l'information personnelle pour les fins suivantes :

i. Lorsque vous vous inscrivez en ligne aux campagnes, événements, etc. des clients d'ARTEZ INTERACTIVE;

ii. Lorsque vous faites un don en ligne;

iii. Afin de faciliter les transactions commerciales; (p. ex., des achats)

iv. Afin de fournir aux membres un accès à la zone sécurisée des sites d'ARTEZ INTERACTIVE autorisés;

v. Afin d'inscrire les membres et les non-membres à des événements d'ARTEZ INTERACTIVE;

vi. Pour communiquer et fournir de l'information à propos d'ARTEZ INTERACTIVE - événements des clients habilités, avantages des membres, programmes, services et autres possibilités;

vii. Afin de fournir des reçus fiscaux.

Lorsqu'un client possède un contrat avec ARTEZ INTERACTIVE en vue de développer une application en ligne pour son propre usage, il est propriétaire de toutes les données recueillies pertinentes pour ses événements, campagnes ou autres initiatives en ligne pour lesquels ARTEZ INTERACTIVE facilite la collecte de données. Bien souvent, les clients d'ARTEZ INTERACTIVE utilisent ces données pour entrer en communication directement avec vous, en tant que membre de sa base constitutive. Les données d'ARTEZ INTERACTIVE transmises à ses clients déterminent lesquels de ses utilisateurs ont opté pour une relation basée sur l'autorisation avec les clients d'ARTEZ INTERACTIVE. ARTEZ INTERACTIVE peut utiliser l'information d'un compte personnel et les données recueillies lors de votre inscription et/ou donation pour générer des statistiques et des rapports agrégés pour usage interne

et pour les partager avec les clients et les partenaires. Ces rapports ne contiendront aucune information personnelle susceptible de vous identifier.

3. Consentement

a. ARTEZ INTERACTIVE recueille de l'information personnelle par des moyens justes et légaux et obtient le consentement du particulier pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à son sujet tel que requis par la LPRPDE ou par toute autre loi applicable.

b. Le consentement peut être explicite, implicite ou donné par l'entremise d'un représentant autorisé.

En visitant et utilisant ce site, le visiteur consent à la politique de confidentialité et aux conditions d'utilisation liées à ladite politique de confidentialité. Si vous n'acceptez pas la politique de confidentialité, n'utilisez pas ce site ou ne fournissez aucune information personnelle à ARTEZ INTERACTIVE.

c. Un utilisateur peut retirer son consentement à l'utilisation de ses informations personnelles à tout moment, sous réserve de toutes restrictions légales ou contractuelles en donnant un préavis raisonnable à ARTEZ INTERACTIVE. Le cas échéant, ARTEZ INTERACTIVE informera les personnes des conséquences du retrait de consentement et expliquera comment procéder.

4. Limitation de la collecte

ARTEZ INTERACTIVE limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins déterminées.

5. Limitations d'utilisation, de divulgation et de rétention

a. ARTEZ INTERACTIVE n'utilise ni ne divulgue de renseignements personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne, ou tel que permis ou requis par la loi.

b. ARTEZ INTERACTIVE conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour l'accomplissement de ces objectifs ou selon ce qui est requis par la loi.

c. ARTEZ INTERACTIVE ne divulgue pas les informations de compte de carte de crédit fournies par les utilisateurs, sauf pour les institutions bancaires appropriées et/ou les chambres de compensation afin d'obtenir l'autorisation de débit et de paiement. Le client peut demander des informations de compte personnel. Dans ce cas, ARTEZ INTERACTIVE transmettra ou cèdera ces données à toute organisation (y compris

le client lui-même) qui est également accréditée par le Payment Card Industry au niveau 1 de certification.

d. ARTEZ INTERACTIVE se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Nous nous réservons également le droit, à tout moment, de divulguer toute information obtenue lors de la donation ou de l'inscription d'une personne :

i. pour satisfaire à toute loi, règlement ou demande du gouvernement;

ii. si une telle divulgation est nécessaire ou appropriée pour le fonctionnement du site, ou

iii. afin de protéger les droits ou la propriété d'ARTEZ INTERACTIVE et de ses utilisateurs, fournisseurs, concédants de licence ou marchands.

6. Exactitude

ARTEZ INTERACTIVE prend des mesures raisonnables pour conserver les renseignements personnels exacts, complets et à jour aux fins déterminées, le cas échéant. Les personnes ont le droit de vérifier l'exactitude de leurs renseignements personnels et de soumettre une demande de correction, si nécessaire. ARTEZ INTERACTIVE s'appuiera exclusivement sur les personnes dans la détermination de l'exhaustivité, l'exactitude et l'actualité des renseignements personnels les concernant et n'aura aucune obligation d'entreprendre une vérification indépendante des informations personnelles fournies par chacun.

7. Mesures de protection

a. ARTEZ INTERACTIVE protège les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, l'utilisation et la divulgation en établissant et en maintenant des mesures de protection appropriées. Toutes les mesures de protection et de sécurité sont appropriées au niveau de sensibilité des renseignements.

b. ARTEZ INTERACTIVE a mis en place des mesures pour protéger des risques comme la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction des informations personnelles. Tout le personnel d'ARTEZ INTERACTIVE est sensibilisé à la nécessité de maintenir une stricte confidentialité des informations personnelles.

8. Ouverture

a. ARTEZ INTERACTIVE rend disponible l'information sur nos politiques et pratiques liées à la gestion des renseignements personnels.

b. La politique de confidentialité d'ARTEZ INTERACTIVE, portant sur le type de renseignements personnels que nous pouvons recueillir, à quoi ils servent et à qui ils peuvent être divulgués, est affichée sur notre site et ceux des utilisateurs de nos produits et services.

9. Accès individuel

a. Sur demande, ARTEZ INTERACTIVE fournit aux utilisateurs l'accès à leurs renseignements personnels. Les demandes doivent être adressées à notre agent de la protection de la vie privée :

Artez Interactive
215, avenue Spadina
Bureau 500
Toronto (Ontario)  Canada
M5T 2C7

b. Sur demande, ARTEZ INTERACTIVE informe les utilisateurs si leurs renseignements personnels ont été communiqués à tous les tiers autorisés.

c. ARTEZ INTERACTIVE fera tous les efforts pour répondre aux demandes d'accès aux donateurs ou aux renseignements personnels de la personne inscrite dans les 30 jours.

10. Question sur la conformité

Pour toute question, requête ou plainte à l'égard de cette politique de confidentialité ou sur nos pratiques de confidentialité, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée (voir les coordonnées dans la partie 9.a ci-dessus).

VI. Changements à la politique de confidentialité

ARTEZ INTERACTIVE revoit régulièrement ses pratiques de confidentialité et met à jour sa politique de confidentialité, au besoin. Nous vous recommandons de vérifier périodiquement la présente politique afin d'être informé des changements.